De loonverwerking zorgt ervoor dat er periodiek contact is met klanten. Maar er gebeurt veel meer op de loonadministratie dan alleen het verzorgen van de salarisstroken. Dat vertelt Ramon Wortelboer, Manager Loonadministratie bij De Hooge Waerder: “We fungeren als adviseur voor de klant, helpen hen de personeelskosten te begrijpen en daardoor beter te ondernemen.”
Teamspirit
Ramon startte 15 jaar geleden bij De Hooge Waerder. Inmiddels is hij eindverantwoordelijk voor de loonadministratie en manager van een team van 12 collega’s, verdeeld over de kantoren Alkmaar en Beverwijk. Ramon: “Het team varieert enorm van een starter tot iemand die al 25 jaar bij ons werkzaam is en we hebben een vrij gelijke verdeling tussen mannen en vrouwen. We zijn écht een leuk team, we doen het met z’n allen en zetten de schouders eronder waar nodig. Dat heb ik zeker gezien in de afgelopen periode met de Corona uitbraak, toen klanten ons advies vroegen en er ook nieuwe klanten bij ons aanklopten die graag geholpen wilden worden.”
Ramon is er trots op dat zijn afdeling altijd een hoog niveau van kwaliteit en service heeft. “Waar het om gaat, is dat wij onze klanten goed kunnen bedienen. Als je bij een MKB-kantoor op de loonadministratie werkt, dan sta je vaak direct in contact met de ondernemer. Deze ondernemers willen graag ontzorgd worden. Bij de grotere organisaties spreek je met een HR-manager die met jou wil sparren, toetsen of het goed gaat, of meedenkt hoe het anders kan.”
Laagdrempelig contact
Vroeger was er op de loonadministratie sprake van een rustige en een drukke periode van de maand. Tegenwoordig is dat veel minder het geval. Nu kun je bijvoorbeeld de loonstroken rond de 10e van de maand al maken terwijl die pas later worden uitbetaald. Ramon daarover: “Soms voeren wij de uren in, maar het kan ook zijn dat de klant dit via een portal doet. Dan is het aan ons om te controleren of dat goed gaat en ook te signaleren als dat niet zo is. Door de verloning hebben wij met de meeste werkgevers minimaal 12 keer per jaar contact. Het is daardoor heel laagdrempelig voor klanten om ons te benaderen, zélfs als het onderwerpen zijn die niet voor onze afdeling bedoeld zijn.”
Klanten die met een portal werken, kunnen bij De Hooge Waerder altijd terecht voor functionele support. Maar er is meer. Ramon vertelt: “We onderhouden contact met pensioenfondsen, verzorgen ziekmeldingen bij arbodiensten, of schakelen met het UWV over een zwangerschapsverklaring. Is een klant in onderhandeling met een sollicitant, dan kunnen wij van toegevoerde waarde zijn met een pro forma salarisstrook. Ook dragen we vragen over aan interne specialisten. Bij langdurig ziekteverzuim werken wij bijvoorbeeld samen met onze HR-advies afdeling. Bij het opstellen van arbeidscontracten verwijzen we door naar onze juristen.”
Toekomst
Hoe ziet Ramon de toekomst? Daar heeft hij een duidelijke mening over: “Nog meer de rol van adviseur vervullen. Als Loonadministrateurs komen wij steeds meer in een workflow die loopt van sollicitant naar medewerker, met salarisverwerking en tijdregistratie. Het stroomlijnen van dat proces, daar gaan wij een belangrijke rol in spelen. Die ontwikkeling zien we nu al en dat zal in de komende jaren steeds verder gaan toenemen. Het online personeelsdossier is een centraal punt waarover je met de klant in gesprek gaat. Het gaat erom wat jij doet met de informatie in een dossier. Denk bijvoorbeeld aan het verlopen van certificaten van medewerkers. Of het AVG-proof bewaren of verwijderen van gegevens waardoor werkgevers geen risico’s lopen. Klanten hebben steeds meer de behoefte aan advies over deze zaken.”
Niet alleen over het personeelsdossier wordt er geadviseerd, ook over koppelingen met andere pakketten. Ramon: “Als een klant tijdsregistratie software uitzoekt, dan komen ze bij ons voor advies. Welk pakket is het beste? Hoe moeten we dit koppelen met andere software? Hoe kunnen we self-service voor onze medewerkers inrichten in de portal? Dan gaat het erom de klant zo goed mogelijk te ondersteunen. Dat adviseurschap geeft een hele nieuwe invulling aan het vak van Loonadministrateur. ”
Tot slot, waarom werkt Ramon zelf al zo lang bij De Hooge Waerder? “De werk-privé balans is heel goed. Ook krijg ik de ruimte om mijzelf te ontwikkelen. En dat hetgeen je doet gewaardeerd wordt. Ik heb veel gewisseld in mijn carrière maar hier werk ik al heel lang. Sterker nog, ik heb zelfs mijn broer hier naar binnen gehaald. De Hooge Waerder is te groot voor een familie en te klein voor een grote organisatie. We kennen elkaar allemaal.”
Heb je interesse gekregen in een functie op onze Loonadministratie? Bekijk dan ook de openstaande vacature https://werkenbijdehoogewaerder.nl/
